Hoe gaan wij om met uw gegevens?

In onze praktijk staat de patiënt centraal en om u de juiste en gepaste zorg te kunnen verlenen moeten wij bepaalde informatie over u verwerken en bewaren.

De informatie die u ons verstrekt tijdens uw bezoek is vaak gevoelig van aard. U mag er gerust in zijn dat wij er evenveel zorg aan besteden als aan uw behandeling. De tandartsen binnen onze praktijk zijn uiteraard gebonden door hun beroepsgeheim, wat u reeds een eerste en sterke garantie biedt dat uw persoonsgegevens in onze praktijk veilig zijn. Wij drukken u daarnaast op het hart dat de interne werking binnen onze praktijk beantwoordt aan de vereisten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming ons oplegt.

Aangezien één van deze vereisten inhoudt dat u op een heldere manier geïnformeerd moet worden over welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij ermee omgaan, hebben wij deze kennisgeving opgesteld.
Hierin vindt u alle relevantie informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Indien u nog vragen zou hebben, dan kan u daarvoor steeds bij ons terecht. Stuur gerust een e-mail naar tandpuntgent@gmail.com of u kan ons ook telefonisch bereiken op het nummer 09/430.17.60.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Tandpunt BVBA is verantwoordelijk voor het verzamelen en het verwerken van uw persoonsgegevens en is dus de verwerkingsverantwoordelijke. Onze zetel is gevestigd op het adres van onze praktijk, dit is Klossestraat 11/001, 9840 De Pinte en het ondernemingsnummer is 0691.830.823.

Elke tandarts die actief is in onze praktijk, is ook een verwerkingsverantwoordelijke. Onze tandartsen verwerken uw persoonsgegevens enkel binnen hun activiteiten in onze praktijk en wij kunnen u verzekeren dat dit volledig in lijn is met de wettelijke bepalingen hieromtrent en uiteraard ook met deze privacy kennisgeving. Indien u ook hierover vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren.
 


2. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Er zijn een aantal situaties waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen kennisgeving en vervolgens verwerken:

o wanneer u onze website bezoekt

o wanneer u ons contacteert via e-mail, telefoon of per brief

o wanneer u bij ons een afspraak maakt of wanneer u doorverwezen wordt door een collega tandarts, een specialist of een andere arts

o wanneer wij u behandelen in onze praktijk

o wanneer wij een contract met u afsluiten


3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u en waarom?

Wanneer u onze website bezoekt verzamelen wij technische informatie omtrent het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken. Dit is onder meer het IP-adres, geografische locatie, de browser die gebruikt, of besturingssysteem.

Deze informatie gebruiken we om onze website te beschermen tegen onrechtmatig gebruik, zoals het installeren van malware. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze website en uw bezoek veilig te houden.
 

Wanneer u met ons communiceert, via e-mail, brief of eender welk ander kanaal dat u kiest (en dat ons ook bereikt), verzamelen wij:

o uiteraard de inhoud van uw bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.

o de identiteitsgegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, (e-mail)adres, telefoonnummer,

o alle andere informatie die u ons meedeelt.


Deze informatie gebruiken wij om met u te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op uw vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden.


Wanneer wij beroep op u doen als dienstverlener en wij daarbij een contract met u sluiten verzamelen wij de persoonsgegevens die nodig zijn om het contract uit te voeren. Dit zijn onder meer uw identiteits- en contactgegevens, uw functie en het bedrijf waarvoor u werkt of financiële en betalingsgegevens om het contract te kunnen uitvoeren. (om het contract te kunnen uitvoeren -> weglaten of de ‘om’ erbij die er eerst niet stond). Hiervoor doen wij dan ook een beroep op de noodzaak om het contract te kunnen uitvoeren.


Wanneer u ons uw tandzorg toevertrouwt en u patiënt bent in onze praktijk maken wij een medisch dossier aan en daarin verzamelen wij:

o identiteitsgegevens en contactgegevens,

o de data waarop wij u behandeld hebben en de behandeling die wij u hebben gegeven,

o de gegevens die u ons meedeelt en die relevant zijn voor de behandeling, zoals medicatie die u neemt, medische voorgeschiedenis of thuissituatie,

o gegevens die ons werden doorgestuurd door artsen,

o betalingsgegevens en verzekeringsgegevens, zoals bij welke mutualiteit u bent aangesloten of bijkomende verzekering u heeft afgesloten.


Deze gezondheidsgegevens verzamelen en verwerken wij omdat dit noodzakelijk is om de juiste diagnose te kunnen stellen en om u de gepaste medische tandzorg te verlenen.

Aangezien het belangrijk is dat u jaarlijks een controleafspraak inplant, verwerken wij ook de datum van uw controle-afspraak en uw contactgegevens om u tijdig een uitnodiging te kunnen versturen om een nieuwe afspraak te plannen. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om uw controle te organiseren. U kan zich hier eenvoudig tegen verzetten door ons een e-mail te sturen.


Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende twee doeleinden verwerkt:

o om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermingsautoriteit, enz.

o om ons te verdedigen in een juridische procedure, waarvan wij natuurlijk hopen dat het nooit zover moet komen.

Wij gaan ervan uit dat deze doeleinden binnen uw verwachtingen ligt en ook hiervoor gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang.
 


4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de leveranciers waarop wij beroep doen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit zijn onze IT-leveranciers. Op iedereen die toegang heeft tot uw persoonsgegevens rust een wettelijke of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.

Concreet betekent dit dus dat uw persoonsgegevens gedeeld worden met de medewerkers van Tandpunt en de dienstverleners van Tandpunt.

Daarnaast delen wij uw persoonsgegevens ook met andere tandartsen, specialisten en andere artsen wanneer dit noodzakelijk is voor de medische zorg.

Ten slotte delen wij uw gegevens ook met de mutualiteit wanneer u van het derde betalersysteem gebruikt maakt en met het RIZIV.

Uw persoonsgegevens worden ten slotte enkel binnen de EER verwerkt.
 


5. Hoe lang beweren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet eeuwig bij, maar net zolang als nodig is om de doeleinden die eerder werden uitgelegd te bereiken.

Uw medisch dossier houden wij bij tot twintig jaar na ons laatste contact.

Voor de uitvoering van onze overeenkomsten, houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de overeenkomsten en tot tien jaar daarna.

De informatie die wij verzamelen door onze interactie met u, bewaren wij zolang als nodig is om met u te kunnen communiceren.



6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen u geruststellen dat wij de nodige stappen hebben genomen om uw persoonsgegevens veilig te houden. Dit betekent dat wij technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om onze IT-systemen, processen en praktijk te beveiligen.



7. Wat zijn uw rechten en hoe oefent u deze uit?

Aangezien wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschikt u over een aantal rechten. Wij geven hieronder een opsomming van de rechten die u kan uitoefenen en de manier waarop u dit kan doen.
 

o Recht op toegang: U heeft het recht om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens. U kan ons dus vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken en u kan hier zelfs een kopie van vragen. Indien wij echter vaststellen dat u ons dit herhaaldelijk verzoekt en ons hiermee hinder veroorzaakt, dan kunnen wij deze verzoeken weigeren of kunnen wij hiervoor een kost aanrekenen. Indien het daarnaast zou blijken dat de toegang tot uw persoonsgegevens een disproportioneel nadeel zou berokkenen aan de rechten en vrijheden van anderen, dan kunnen wij uw verzoek tot toegang ook weigeren of slechts gedeeltelijk toestaan.

o Recht op verbetering: U heeft het recht om ons te vragen dat wij uw persoonsgegevens verbeteren indien u kan aantonen dat uw persoonsgegevens niet correct, niet compleet of niet up to date zijn.

o Recht op verwijdering: U kan ons vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen indien deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor doeleinden waarvoor wij deze verzameld

en verwerkt hebben. U kan ons dit ook vragen wanneer wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken. Wanneer er echter een wettelijke bepaling of rechterlijke beslissing ons verbiedt om deze persoonsgegevens te verwijderen, dan kunnen wij geen gevolg geven aan dit verzoek.

o Recht op beperking: U kan ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan in volgende situaties:

- wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u heeft deze nodig in het kader van een juridisch geschil.

- gedurende de periode dat wij uw verzoek op verbetering van persoonsgegevens onderzoeken.

- gedurende de periode dat wij uw bezwaar tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens onderzoeken.

- wanneer de verwerking onrechtmatig was, maar u verkiest beperking in plaats van verwijdering van de persoonsgegevens.

 

o Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Wanneer wij uw persoonsgegevens verzameld hebben om een overeenkomst te kunnen uitvoeren, dan heeft u het recht om van ons een kopie van deze persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerd, veel gebruikt en machine-leesbaar formaat. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

 

o Recht op verzet: Wanneer onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op ons legitiem belang, dan heeft u het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien ons legitiem belang betrekking heeft op u een uitnodiging te versturen voor een controle-afspraak, dan zullen wij uw verzoek onmiddellijk toekennen. Wanneer er een ander belang speelt, dan vragen wij u om uw redenen die aanleiding geven tot uw verzoek uiteen te zetten. Wij moeten uw belangen immers afwegen tegen onze belangen en wanneer wij zien dat uw belangen zwaarder wegen dan de onze, dan zullen wij uw verzoek toekennen.

Als u één van deze rechten wenst uit te oefenen, dan stuurt u een e-mail naar tandpuntgent@gmail.com waarin u duidelijk aangeeft welk recht u inroept. Voeg aan uw e-mail ook een kopie van uw identiteitskaart toe, zodat wij er zeker van zijn dat u ons contacteert.

Wij proberen elke vraag zo snel mogelijk te behandelen. Uiterlijk dertig dagen nadat wij uw verzoek ontvangen hebben, krijgt u van ons een antwoord.

Mocht u niet gelukkig zijn met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en u heeft hierover een klacht, dan kan u steeds contact opnemen met ons via hetzelfde e-mailadres tandpuntgent@gmail.com.

Wanneer ons antwoord u geen voldoening geeft,
dan kan u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.
Hun gegevens vindt u hier:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/